Hoe fix je een haperende administratiemotor bij ggz-instellingen?

De ggz-sector heeft een aantal intensieve jaren achter de rug met een nieuw financieringssysteem (DBC’s), transities en wetswijzigingen. Daarmee werkt de sector toe naar marktwerking. Voorlopig lijken de eisen die zorgverzekeraars aan dit kader verbinden voor veel instellingen een flinke uitdaging. Toch zijn verschillende zorginstellingen en verzekeraars -juist door die eisen- steeds beter met elkaar in gesprek.

Zorgverzekeraars hebben van het ministerie de opdracht gekregen om het geld dat naar de ggz gaat goed te monitoren en te beheersen. Inzicht geven in de geboden zorg en de behaalde resultaten, is daarvoor cruciaal. Dit inzicht hopen zorgverzekeraars te verkrijgen door onder andere meer eisen te stellen aan de registratie en verantwoording van de administratie van zorginstellingen. Denk aan tijdregistraties, hoofdbehandelaarschap en verwijsbrieven.

Controle vs. zorginhoud
Voor ggz-instellingen is het op orde krijgen van hun zorgadministratie een uitdaging. Zij leveren specialistische zorg aan bijzondere doelgroepen zoals dakloze verslaafden met psychische stoornissen en somatische klachten. Deze patiënten komen en blijven moeilijk in zorg, omdat zij lastig in regels zijn te vatten. Hoe zorg je ervoor dat een verslaafde dakloze een verwijsbrief gaat halen zodat hij de benodigde zorg kan ontvangen? Het is van groot belang dat de organisatie optimaal is ingericht om patiënten de juiste zorg te bieden en dat de registratie van behandelingen goed is. Anders wordt deze niet vergoed. De gemaakte afspraken met verzekeraars over de te leveren zorg moeten dus uitvoerbaar én controleerbaar zijn. Wat we niet moeten willen is dat zorginstellingen zich gaan inrichten op de regels van een financier, ten koste van de zorginhoud.

Flexibiliteit en vertrouwen
Het doel voor de zorg sector is om -net als in de commerciële sector- een businessmodel te ontwikkelen op basis van markt- en klanttevredenheidsonderzoeken. De zorg kan zeker baat hebben bij een meer commerciële houding. Maar de hoge eisen en strenge tijdslimieten hebben nu tot resultaat dat sommige zorginstellingen geld moeten terugbetalen over productie die eerder niet goed geregistreerd is. Dit leidt tot onzekerheid en weerstand. Voor een verbetering in de samenwerking is betrokkenheid, flexibiliteit en vertrouwen nodig van zowel de financier als de ggz instelling. Dat is nogal wat. Wie biedt advies? Wij zochten de gedreven consultants van Cure4 op, een administatie- en organisatieadvieskantoor in één, volledig gespecialiseerd in de gezondheidszorg.

‘Ontzorgen is onze passie’
Itske Lindhout, senior consultant bij Cure4, vertelt: “Kort gezegd moet een zorginstelling streven naar een verbetering van de registratie, verantwoording en de zorgcontractering. Hier ondersteunen wij bij, we verbeteren letterlijk de administratieve basis van een zorginstelling. Onze medewerkers kennen alle beleidsmatige ontwikkelingen, beleidsregels, modelcontracten en wettelijke eisen van alle financieringsstromen en sectoren. Daarvoor is het belangrijk dat je financieel onderlegd bent, de wet- en regelgeving begrijpt, maar vooral ook gespecialiseerd bent in een specifieke zorgsector. Sommigen van ons zijn verpleegkundige geweest, anderen hebben gezondheidswetenschappen of bedrijfskunde gestudeerd, maar allemaal hebben we de passie om instellingen te ‘ontzorgen’. Zodat behandelaren hun zorginhoudelijke werk optimaal kunnen doen en managers en bestuurders over kwalitatieve en bedrijfsmatige informatie beschikken om goede afspraken te maken met zorgverzekeraars en gemeenten.”

In gesprek
Arnica Wijers, consultant bij Cure4, vult aan: “Vaak betekent onze komst een verbetertraject dat de hele organisatie raakt. Het is voor ons echt belangrijk dat we veranderingen inzetten samen met medewerkers van een instelling. Intern wordt er zorgvuldig een match gemaakt tussen consultant, opdracht en opdrachtgever. Wat we de afgelopen tien jaar vooral hebben geleerd, is dat de samenwerking met andere partijen -zoals gemeenten, zorgverzekeraars en ICT leveranciers- de succesfactor is. Zij hebben net zo goed te maken met veranderingen. Wanneer je hierover in gesprek kunt gaan en blijven, merk je dat er over en weer meer begrip ontstaat en dat partijen zelfs op één lijn gaan zitten. Op zo’n moment ben je samen aan het bouwen.”

Afkijken
Wijers vervolgt: “Leren van andere sectoren speelt hierbij ook een rol. In ziekenhuizen zijn de DBC’s al een tijd terug geïmplementeerd. Daar zijn de kinderziektes eruit en is de ‘relatieve’ rust teruggekeerd. De ggz zit nog midden in dit proces en heeft te maken gehad met meer transities in een korte tijd. Bovendien is deze zorg veel lastiger inzichtelijk te maken, terwijl inzicht juist leidt tot betere administratieve resultaten en optimalisering van de zorg. Instellingen die al wat verder in dit proces zijn, hebben bijvoorbeeld meer zicht op no show’s en kunnen daardoor beter inspelen op de behoeftes van bepaalde doelgroepen.”

Goede zakenpartners
Lindhout sluit af: “Wat wij niet doen is onszelf onmisbaar maken. Wij ontwikkelen met de medewerkers van een instelling uitvoerbare werkprocessen en vergroten de kennis. Wij willen dat zorgaanbieders en financiers goede zakenpartners worden en dat ze daarbij ondersteund worden door betrouwbare gegevens en resultaten. We merken dat het zichtbaar maken van resultaten leidt tot wederzijds begrip en een open gesprek met financiers. Uiteindelijk willen alle partijen hetzelfde: de zorg goed regelen. Een enorme uitdaging, maar een proces waar wij de afgelopen tien jaar alle vertrouwen in hebben gekregen.”