Altijd en overal efficiënte toegang tot fysieke en digitale opslag

Hoewel alle ziekenhuizen in ons land werken met computers, netwerken en de cloud, wordt er vrijwel overal nog gewoon gewerkt met papier en wordt patiënteninformatie traditioneel op papier bijgehouden. Het Westfries-gasthuis in Hoorn was in 2011 het eerste ziekenhuis in Nederland dat papierloos ging werken. Sindsdien wordt alle informatie (röntgenfoto’s, labuitslagen, verpleegkundige activiteiten) in het elektronische patiëntendossier (EPD) opgeslagen. Het Westfriesgasthuis behoort daarmee tot de selecte groep ziekenhuizen die in Europa het verst is gevorderd met de digitalisering. Als het aan documentenspecialist Karmac uit Lelystad ligt dan komt daar snel verandering in en volgen er veel meer ziekenhuizen en zorginstellingen het voorbeeld van het Westfriesgasthuis.

Maar zo eenvoudig is dat niet. Zorginstellingen lijken van buiten veel op elkaar. Binnen zijn de verschillen veelal erg groot. Je kunt dus niet zomaar de aanpak van de één van toepassing verklaren op de ander. Het komt dus neer op maatwerk. Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) deed er ooit onderzoek naar. Ziekenhuizen van gelijke omvang verschillen nogal van elkaar met name wat betreft de regeldruk en de administratieve lasten. Maar VWS constateerde tien jaar geleden ook al dat de papierberg voor instellingen ongeacht hun grootte flink groeide. En het ministerie constateerde dat het groeien van die berg ten koste gaat van de tijd die zorgmedewerkers per werkdag aan daadwerkelijke zorgverlening kunnen besteden. En dan hebben we het nog niet eens over de toenemende beheerskosten en de afname van de efficiëntie met het groeien van de papierberg. Sinds VWS dit een decennium geleden constateerde, is de discussie rond de digitalisering van patiënteninformatie in een stroomversnelling gekomen en soms hoog opgelaaid. `

e-Health
Inmiddels spreken we over e-health, ofwel de elektronische zorgverlening. Minister Edith Schippers en staatssecretaris Martin van Rijn (beiden van VWS) hebben aangegeven dat de mogelijkheden van e-health voortaan beter moeten worden benut.

De bewindslieden zien immers veel nieuwe technologieën waar mensen veel baat bij kunnen hebben. Anno 2016 merken we dat een brede toepassing nog vaak achterblijft. Schippers en Van Rijn zetten daarom hoog in om met zorgpartijen aan de slag te gaan om ervoor te zorgen dat bewezen toepassingen van e-health –zoals die bijvoorbeeld bij het Westfriesgasthuis in de praktijk worden toegepast– daadwerkelijk van de grond komen.

Waar wachten we op?
Met behulp van nieuwe, snelle digitale technologieën wordt de communicatie tussen zorgverlener en de patiënt (op afstand) makkelijker. Daardoor kan de zorg meer en beter rondom de patiënt worden georganiseerd. En omdat digitalisering hen werk uit handen neemt, krijgen zorgverleners meer tijd voor persoonlijke aandacht en een luisterend oor. De omslag naar e-health levert dan ook meer kwaliteit van leven, meer gezondheid en meer comfort op. Waar wachten we eigenlijk nog op?

Binnen vijf jaar online
De speerpunten van VWS zijn e-healt, technologie en innovatie. Bovendien wil minister Schippers dat alle patiënten voor 2020 online hun dossier kunnen inzien. Technologie speelt daarbij een belangrijke rol. Ziekenhuizen als het UMC Utrecht pakken dat voortvarend aan. Inmiddels maken zo’n 29.000 patiënten van het UMC Utrecht gebruik van het online portaal, dat verleden jaar in bedrijf werd genomen. Nictiz, het expertisecentrum voor e-health, rapporteerde onlangs dat patiënten grote behoefte hebben om hun medisch dossier in te zien.

Patiënten kunnen thuis digitaal hun dossier inzien, een e-consult aanvragen, onderzoeksresultaten bekijken en herhaalrecepten bestellen. Daarnaast kunnen ze in de digitale agenda zien wanneer ze weer verwacht worden bij hun dokter. Slechts een kwart van de patiënten zegt geen behoefte te hebben aan het online portaal. Het portaal van het UMC Utrecht biedt inmiddels de breedste functionaliteit van alle ziekenhuizen in Nederland.

Papierberg
Met deze goede ervaring en zoveel tevreden patiënten rijst wederom de vraag: waar wachten we eigenlijk op? “Het is een terechte vraag”, zegt Nadine Jongeneelen – Swaan, account director bij Karmac Innovatie & Informatie dé documentspecialist op het gebied van digitalisering, backoffice outsourcing en consultancy.

“De mogelijkheden om kostenefficiënt van die papierberg af te komen zijn immers aanwezig. Het is volgens mij vooral de vrees voor het onbekende.” We spreken Nadine op de omvangrijke Document Campus van Karmac in Lelystad, samen met Willem Knemeijer. Hij is manager van Karmac Facilitair, het onderdeel dat zich bezighoudt met documentlogistiek; archiefopslag en beheer, scanning-on-demand, etc. “Die vrees is door de stringente wet- en regelgeving ongegrond”, zegt Nadine. Papier blijft volgens haar voorlopig nog gemeengoed. Maar geleidelijk verandert dat. De burger raakt daar ook steeds meer aan gewend: de belastingaangifte gaat elektronisch, we doen aan elektronisch bankieren, in winkels betalen we elektronisch en steeds vaker mobiel. Wat dat betreft loopt de medische wereld nog wat achter bij de maatschappij. Ook Willem Knemeijer is ervan overtuigd dat de komende 10 tot 15 jaar er zeker nog papier zal zijn. “Daarom bieden wij onze klanten de mogelijkheid om ongestructureerde data te structureren. Door bijvoorbeeld geldigheidsdata mee te geven. Documenten die wij scannen geven we de juiste en vindbare benaming op documentniveau mee. In combinatie met een datum is het voor onze klanten dan mogelijk om hele dossiers te analyseren en na te trekken of alle essentiële documenten binnen een dossier wel aanwezig zijn.”

Nadine vult haar collega aan: “Karmac biedt de mogelijkheid om de dossiers op documentniveau te verwerken. Hiermee kunnen de opdrachtgevers op dit niveau ook autorisaties aanbrengen op documentniveau. Voor patiëntendossiers biedt dit veel voordelen. Zo kunnen bepaalde brieven in het ziekenhuis informatie systeem (ZIS) terechtkomen, terwijl andere slechts inzichtelijk zijn en blijven voor de artsen”, legt zij uit.

Altijd en overal toegang
Terug naar papier. Als papier nog decennia een rol zal spelen in de zorg, welke rol speelt Karmac dan in het proces van de e-health in Nederland? Nadine: “Allereerst zijn wij een partij die reeds meer dan veertig jaar de kennis en ervaring in huis heeft van zowel het digitaliseren van documenten als de fysieke oplag ervan. En die combinatie maakt Karmac niet alleen uniek, het zorgt ook voor een gesloten keten van veiligheid en betrouwbaar. En dat leidt ertoe dat onze opdrachtgevers altijd en overal toegang hebben tot zowel de fysieke als de digitale opgeslagen documenten. Zolang het uitgangspunt een papieren patiëntendossier is geldt dat de combinatie scanning-on-demand en fysieke opslag optimaal en naadloos moet zijn. En dat is nou precies waar Karmac in is gespecialiseerd.”

Technische innovatie
WIllem Knemeijer vult aan: “Karmac is heel ver met de technische innovatie die het automatisch herkennen van documenten mogelijk maakt. We investeren voorts flink in de techniek om de verschillen tussen fysieke en digitale documenten op te heffen of althans zo klein mogelijk
te maken.

Zodoende zorgen we voor een hoogwaardig digitaal product dat toegevoegde waarde heeft en dat bijdraagt aan de acceptatie van het elektronische patiëntendossier en zorg meer en beter rondom de patiënt kan worden georganiseerd.”

KMM Groep
Zowel Karmac Facilitair als Karmac Innovatie & Informatie behoren tot de KMM Groep. Meer informatie over de dienstverlening van Karmac vindt u op: www.karmac.nl