Wendbaar organiseren dankzij sociaal intranet
Zorgprofessionals zijn hardwerkende, gepassioneerde vakmensen die hun patiënt de beste zorg willen bieden. In het veranderende zorglandschap krijgen zij steeds meer ruimte en eigen verantwoordelijkheid. En werken ze steeds vaker in wisselende netwerkverbanden samen. Een sociaal intranet verbindt, geeft houvast en zet de professionals in hun kracht.
René Jansen is CEO van Winkwaves, het bedrijf dat met een sociaal intranet al zo’n 100 organisaties wendbaarder en toekomstbestendiger maakte. “Wat ik zie én bewonder bij veel zorginstellingen is de innovatieve en creatieve wijze waarop zij zich organiseren om mee te groeien met de ontwikkelingen in de samenleving. Zoals betere zorg leveren tegen lagere kosten. De organisatiekosten kunnen worden teruggedrongen door meer verantwoordelijkheid te geven aan de zorgprofessional. Bijvoorbeeld met de invoering van zelfsturende teams.”
Bij zelfsturende teams, waarin zorgprofessionals meer ruimte en vertrouwen krijgen, valt veel traditionele ‘houvast’ van hiërarchie en management weg. Medewerkers hebben dan op een andere manier houvast en verbinding nodig. Een sociaal intranet ondersteunt de zorgprofessional hierbij door hem te verbinden met alle mensen, informatie en systemen die belangrijk zijn om goed gefaciliteerd zijn werk uit te voeren. Ook onderweg of aan het bed.
Verbonden samenwerken
Winkwaves Harmonics is een digitale sociale werkplek waar vakmensen op een efficiënte en gerichte manier kennis kunnen delen en samenwerken. Met collega’s en, op een gecontroleerde veilige manier, ook met externe experts, wijkteams of andere organisaties. Op een zelfgekozen moment en op een zelfgekozen apparaat; van pc tot smartphone en smartwatch. Jansen licht toe: “Met het nieuwe intranet is het mogelijk vragen te stellen, te reageren, berichten te delen of onderwerpen en groepen te volgen. Ook vind je er de protocollen en het kwaliteitshandboek. Een verpleegkundige kan via het sociale intranet met collega’s samenwerken aan het verbeteren van een protocol of vragen stellen over een behandelaanpak. Ook buiten de muren van de eigen zorginstelling. Het is ook mogelijk om een netwerk rondom een patiënt te bouwen: arts, (wijk)verpleegkundige, fysiotherapeut, patiënt en mantelzorger kunnen veilig en effectief met elkaar communiceren.”
“McKinsey becijferde dat professionals die verbonden samenwerken via een sociaal intranet zo’n 20 tot 25 procent efficiënter werken”, vertelt Jansen. “Een prettig bij-effect is dat het sociale intranet veel functies van traditionele ICT- systemen kan overnemen. Omdat de kosten van een sociaal intranet veel lager liggen, kan op traditionele ICT- licenties flink worden bespaard.”
Andere mindset
Er werkt inmiddels een flink aantal zorginstellingen met Winkwaves Harmonics. “En met succes”, zegt de CEO van Winkwaves. “Naast de efficiencyslag die zij dankzij Harmonics maken, ervaren onze klanten vooral dat zorgmedewerkers zich beter gefaciliteerd en verbonden voelen, en echt in hun kracht worden gezet. Zij kunnen hun talent ten volle benutten, hun energie, kennis en ervaring toepassen en deze via het platform gericht delen met collega’s.”
Waar een medewerker op een traditioneel intranet vooral ‘gebruiker’ was, groeit zijn rol op een sociaal intranet via ‘deelnemer’ naar ‘(zelfstandige) professional in een lenige en lerende netwerkorganisatie’ (zie kader). “Om tot een waardevol sociaal intranet te komen gaat het om meer dan de tool, het gaat vooral ook om de mindset”, benadrukt Jansen. “Daarom zien wij de realisatie van een sociaal intranet niet als een ICT-project of maatwerk. We bieden Winkwaves Harmonics aan als een configureerbare standaarddienst. Zodat we alle aandacht in het project kunnen focussen op het stimuleren van adoptie, houding en gedrag die horen bij een wendbare, toekomstbestendige organisatie.”
Stap voor stap naar wendbaar
organiseren
Fase 1. Online werkplek en het nieuwe zenden
Portal, nieuws, informatie en documenten. Er ontstaat een digitale (mobiele) werkplek ter ondersteuning van het dagelijks werk. Informatie, nieuws en documenten worden ‘social’ gemaakt.
Fase 2. Interactie en kennisdeling
Mensen delen kennis via een interne ‘durf te vragen’. Ze delen leestips, ervaringen en visies. Deze ‘user generated’ berichten worden beter gelezen, geliked en van reacties voorzien dan welk bericht op het oude intranet ooit.
Fase 3. Samenwerking
Het intranet groeit naar een samenwerkomgeving waarin efficiënte gesprekken de interne e-mail vervangen. Er ontstaat co-creatie van agenda’s, notulen en documenten. Taken worden aangeboden op een sociale marktplaats waar mensen met de juiste ervaring en interesse op inhaken.
Fase 4. Social innovation en zelfsturing
In plaats van in hiërarchische lijn lossen mensen een probleem op in continue dialoog. Het voordeel is dat je ‘knelpunten aanpakt als ze er zijn’, dus veel meer responsive, tegen lagere organisatiekosten. Afspraken en veranderingen worden meer gedragen.
Fase 5. Lenig en lerend organiseren
Het sociale intranet vormt de ruggengraat voor het nieuwe organiseren. Mensen werken vanuit hun kracht, verbonden en ondersteund door het sociale intranet. Waardoor de (netwerk)organisatie lenig en toekomstgericht meebeweegt met alle ontwikkelingen. Geleid door gezamenlijke idealen en ambities. Kernwoorden: vertrouwen, professionaliteit en vakmanschap.
www.winkwaves.com/harmonics
